De kost gaat voor de baat uit, lijstjes in Excel?

Het is een oud gezegde: ‘De kost gaat voor de baat uit’. Eerst moeten vaak kosten gemaakt worden om er iets aan te verdienen. Maar toch zien wij in de praktijk vaak dat dit lastig is om in te zien.

Lijstjes in Excel

We komen ze nog vaak genoeg tegen: Lijstjes in Excel om vanalles bij te houden. Van voorraad tot facturen, alles is mogelijk. Voor degene die er mee werken, werkt dat prima. Hoewel…

Juist deze tijden vragen om te gaan investeren in efficiëntie. Meer kunnen doen met minder inspanningen.

Of anders vertaald: Het werken met die Excel lijstjes kost ongemerkt heel veel tijd. Kopiëren, plakken en er een paar maanden later achter komen dat er toch iets niet was meegekomen of de formule toch niet werkte… Ook werken de bestanden prima voor 1 individu, overdragen naar iemand anders is eigenlijk niet mogelijk.

Hij doet het ‘erbij’…

We hebben het echt meerdere malen vastgesteld: Organisaties waar iemand 20 uur per week bezig is met deze bestanden en het werk eigenlijk niet kan overdragen (en dat vaak ook liever niet wil). Dit terwijl een andere aanpak zou leiden tot 18 uur minder werk en flexibiliteit zodat iedereen ermee kan werken. Wij hoeven u niet voor te rekenen wat alleen al die 18 uur op jaarbasis aan kosten zou kunnen schelen. En dit is slechts een simpel voorbeeld. Vaak gaat het over meerdere mensen binnen een organisatie want… Het werk werd teveel voor ‘erbij’ dus is er iemand extra nodig om toch alle data te kunnen verwerken.

De stoute schoenen aangetrokken belt men ons: Het moet efficiënter want nog een halve FTE erbij voor de verwerking is toch wat veel van het goede.

Claris Filemaker oplossing op maat

Wij maken en ontwikkelen software en Claris Filemaker. Een hele mooie oplossing waarin al deze data simpel, efficiënt en toegankelijk verwerkt kan worden. Om een beeld te geven: Wij kunnen u ‘leren’ hoe u in Claris Filemaker in 1 uur een simpele ‘kaartenbak’ maakt. Natuurlijk, de wat meer complexe oplossingen vragen uiteraard meer kennis maar daar komen wij in beeld.

Die kosten, die kosten…

Maar ja, dan de kosten voor deze ontwikkeling en onderhoud. Daar loopt het nog wel eens op vast. Op zich begrijpelijk als het puur als aanvullende kosten wordt gezien. Maar afgezet tegen de jaarlijks terug kerende salariskosten van die 18 uur of een veelvoud daarvan, peanuts… Maar toch, die kosten, die kosten… Zodoende zien we zo af en toe die bedrijven later terug en horen dat men toch nog iemand extra heeft aangenomen voor dezelfde administratieve verwerking. Begrijpt u het?

De kost gaat voor de baat uit

Bent u op zoek naar meer efficiëntie? En heeft u liever een flexibele oplossing i.p.v. een extra medewerker? Dat halve salaris van die ene medewerker maal 5 jaar is toch een fors bedrag nietwaar? Daar kunt u best aan verdienen! De kost gaat voor de baat uit weet u nog…

Meer weten? Neem dan contact met ons op!

Louk Burggraaf
Burggraaf.biz

M: info@burggraaf.nl
T: 0184 – 42 36 93 (ma. t/m vr. 09.00 – 17.00 uur)